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L’importanza del business aziendale

La prima fase in seguito all’installazione di SmilePlant è configurare l’albero dei nodi, contenente la struttura delle informazioni riguardanti le manutenzioni. Questa è lo step più importante del processo e richiede la giusta attenzione: da questa fase parte il vostro percorso nell’ottenere il miglior ROI (Return On Investiment, ovvero il rendimento rispetto al capitale investito di una determinata azione) e portare effettivi benefici alla vostra organizzazione.

Indicativamente noi riteniamo che – con il giusto approccio – il ROI dall’utilizzo di SmilePlant sia inferiore all’anno: ovvero in un anno il software si ripaga, e per il tempo successivo genera un profitto. Ovviamente il ROI potrebbe essere anche di 1 mese, in base alle caratteristiche specifiche dell’azienda. Si pensi al fatto che grazie a una manutenzione preventiva – effettuata grazie all’introduzione di SmilePlant – siamo in grado di evitare un fermo macchina di 12 o anche 24 ore, o di evitare il guasto di un motore dal valore di migliaia di euro, o evitare il costo burocratico di seguire una non-conformità emessa per “dimenticanza”.

L’albero di un progetto SmilePlant è composto da

• nodi “logici”, ovvero corrispondenti alle “cartelle” che utilizziamo per raggruppare i files nel computer, e
• nodi “attivi”, ovvero corrispondenti ai “file”, nel nostro caso una entità che sarà soggetta a manutenzione, che può quindi fungere da contenitore di informazioni.

Sarà quindi molto importante organizzare queste informazioni nel modo più efficiente per la vostra organizzazione, e questo dipende dalle vostre specifiche necessità. Ogni organizzazione ha dei propri obiettivi dall’utilizzo del software e non esistono delle soluzioni generiche.

L’importanza del giusto approccio

Immaginate il caso di voler trovare il significato di una parola all’interno di un dizionario: essendo organizzato in ordine alfabetico, otterrei la mia informazione molto velocemente (nell’ordine dei secondi).
Ma se invece volessi trovare il verbo più “antico”? in questo caso dovrei analizzare ogni singola parola, ignorare tutti i termini che non sono verbi, trovare un eventuale anno di introduzione, crearmi una nuova lista, ordinarla per anno e ottenere finalmente il risultato. Lo trovate un processo efficiente? Direi proprio di no.

Quindi come si applica questo a SmilePlant?
La prima cosa da identificare è cosa rappresenta per la vostra organizzazione il “valore” che SmilePlant deve portare, ovvero l’obiettivo che la vostra organizzazione ha posto nell’adozione di SmilePlant.

Il vostro “VALORE”

Per “valore” intendiamo quel “risultato” che la vostra organizzazione può tradurre in “beneficio”. Una organizzazione “sana” ragiona in base al “valore” che una “determinata azione” produce. E’ quindi semplice capire che “azioni” che non producono “valore” sono costi inutili.

Nel primo caso illustrato precedentemente, un dizionario produce un “valore” nel caso io abbia necessità di trovare un termine con ricerca alfabetica.
Nel secondo caso invece, il dizionario non ci aiuta a produrre un “valore”, ma anzi possiamo dire che produce un costo, in quanto potrei utilizzare altri strumenti più efficienti per ottenere il mio obiettivo.

Il VALORE è quella forza che spinge la vostra organizzazione ad utilizzare ed investire in SmilePlant, in quanto lo trova uno strumento utile e indispensabile alla crescita ed ottimizzazione dei costi.

Da chi dipende questa indicazione? Nella maggioranza dei casi riteniamo sia responsabilità del responsabile della manutenzione (o resp. amministrativo, titolare, etc.).

Esprimere il “valore”

Quindi va identificato come la vostra organizzazione vuole utilizzare SmilePlant, ovvero per

1. avere statistiche dettagliate delle manutenzioni?
2. soddisfare i requisiti di una certificazione?
3. rendere agevole la distribuzione delle informazioni delle manutenzioni?
4. adempiere a scadenze normative vincolanti legalmente?
5. avere una gestione delle manutenzioni ma cercando di ottimizzare al massimo il tempo impiegato dagli operatori in SmilePlant?
6. ottenere una riduzione del numero di fermi macchina a causa di guasti e/o interventi straordinari?
7. monitorare (e quindi ridurre) i costi (ore uomo, prodotti utilizzati) delle manutenzioni?
8. … altre vostre aspettative…

Questi sono alcuni punti che possono portare ROI alla vostra azienda, e non altre cose più “soggettive” (organizzazione logica, estetica, “abbiamo sempre fatto così“, ecc.).

Come ogni cosa ci sono dei trade-off, ovvero sarà sempre da valutare PRO e CONTRO di ogni strategia.
SmilePlant è un sistema aperto che rende possibile comunque combinare le varie strategie in diverse aree dell’albero collegate alle varie aree di competenza.
[-] può richiedere una curva di apprendimento,
[+] permette di risolvere efficientemente una grande classe di problemi

Un approccio pratico

L’albero quindi andrà impostato in base alle esigenze specifiche dell’azienda, e l’implementazione degli step successivi avverrà velocemente.
Chi sarà quindi a impostare l’albero? non noi, ma l’azienda, non solo il manutentore “in campo”, ma sarà importante introdurre chi si aspetta di avere dei “risultati” dal sw, come ad esempio il responsabile della manutenzione, il responsabile della documentazione, il responsabile amministrativo, o certamente anche una unione di uno o più di queste parti.

Ad esempio possiamo configurare un nodo in modo tale da avere il massimo livello di informazioni possibili:

un nodo per componente (es. un motore) => registro una manutenzione per ogni intervento

[-] richiede tempo per la gestione
[+] buone statistiche,

Nel caso opposto posso configurare un unico nodo con più manutenzioni da effettuare con lo stesso intervallo temporale:

un nodo che raggruppa più componenti (es. motori dello stesso tipo) => registro una attività per ogni gruppo di manutenzioni

[-] statistiche raggruppate, ho perso il dettaglio e potrei non soddisfare eventuali criteri di qualità, audit, o suddivisione dei costi,
[+] richiede meno tempo per la gestione.

Big Bang vs Agile

Dalla nostra esperienza sconsigliamo l’approccio Big Bang, mentre consigliamo un approccio più Agile.
In pratica consigliamo di costruire l’albero da subito, iniziare ad utilizzarlo, e farlo crescere nel tempo assieme alla vostra esperienza, apportando le modifiche che riterrete opportune.
Invece aspettare che “tutto sia pronto”… potrebbe non accadere mai…

Un esempio pratico

Vediamo un esempio: “manutenzione impianti con diverse aree produttive, contenenti diverse macchine per la produzione”.
La suddivisione ovvia è

• “impianto”
  • area
    • macchina
      • componente
        • sottocomponente
          • manutenzione settimanale 1
          • manutenzione mensile 1
          • manutenzione annuale 1

[-] questo comporta un grande impegno da parte del manutentore, in quanto deve registrare ogni singolo intervento,
[+] le statistiche saranno molto precise e possono soddisfare requisiti specifici

Ma se invece siamo abituati a fare manutenzioni raggruppate, ad esempio cambiare (o solo controllare) l’olio a tutte le macchine in un turno settimanale? e magari questa attività richiede 5 minuti?
Con questa impostazione sopra illustrata potreste rilevare che il costo di gestire il sw è superiore al tempo di manutenzione. E’ corretto o meno?
Dipende dalla vostra definizione di VALORE. Se è importante avere questa informazione, in quanto porta valore al vostro business (collegato a  certificazioni, costo delle apparecchiature in caso di guasti, ecc), allora è coerente ed è un giusto approccio.

Ma se invece questo è percepito come “un costo” (inutile), significa che non percepite VALORE, quindi le informazioni vanno organizzate in un modo diverso.
Ad esempio raggruppando per periodo:

• “impianto”
  • manutenzioni settimanali
    • meccanici
      • cambio olio
      • (in questo nodo configureremo un solo nodo con la lista delle macchine da controllare)

[-] abbiamo perso il dettaglio di “chi” ha fatto “cosa“, “dove” e “quando“, ed eventuali commenti
[+] basso impegno del manutentore, sistema molto agile.

E cosa succede se di 10 macchine, una non è stata controllata? “non importa, la farò la prossima settimana” vi va bene come risposta? allora è la soluzione giusta, altrimenti si può optare per una struttura alternativa, simile a:

• “impianto”
  • manutenzioni settimanali
    • meccanici
      • cambio MACCHINA 1
      • cambio MACCHINA 2
      • cambio MACCHINA 3
      • cambio MACCHINA 4
      • cambio MACCHINA 5
      • (in questo modo semplifichiamo la gestione dei nodi simili, essendo adiacenti)

In linea di massima noi consigliamo di avere un nodo dedicato per ogni componente che per voi ha un grande valore (es. motore molto costoso, vincolo legale, ecc), mentre può essere più efficiente raggruppare le manutenzioni dello stesso tipo su oggetti dal basso costo o senza una grande importanza.

Inoltre consigliamo il modulo di “manutenzione avanzata” da utilizzare come il centro di tutte le manutenzioni, in modo tale da poter raccogliere più informazioni, e fornire all’operatore un elenco tipo “TO-DO list” molto efficace.
Le schede di manutenzione verranno quindi generate automaticamente alla scadenza (o al trigger configurato) velocizzando (eliminando) le procedure di data-entry e dando una visione generale dello stato delle manutenzioni.
Dopo il setup iniziale dell’albero, i benefici si potranno raccogliere in breve tempo,

Un rapporto continuo

SmilePlant mette a disposizione vari moduli in base alle diverse necessità, rimaniamo sempre a disposizione per accompagnarvi nel processo di creazione dell’albero di informazioni che meglio si adatta al vostro business.