Nell’ambito della manutenzione è abbastanza comune trovare reparti di manutenzione che utilizzano ancora i supporti cartacei per gestire, tenere traccia, e pianificare le manutenzioni.
In molti casi si riscontra la presenza di software realizzati internamente, ad esempio – per citare i principali strumenti – in Microsoft Access/VBA, Excel/VBA o Filemaker.

È rilevante quindi a nostro avviso fare una valutazione di queste metodologie rispetto all’adozione di un software “esterno” di gestione delle manutenzioni come SmilePlant.

I vantaggi

I vantaggi di un software realizzato internamente in Access sono diversi, come ad esempio, una alta adesione alle proprie necessità ed una completa gestione interna, quindi nessun fornitore esterno.

Gli svantaggi

L’errore più comune però, e che più ci interessa a livello di gestione aziendale, riguarda la parte economica.
A causa della complessità della realizzazione di un progetto software, è difficile valutare complessivamente i costi, causa anche una inesperienza nel campo.
Per realizzare un software di manutenzione che permetta le funzionalità di base, si possono stimare almeno un centinaio di ore di sviluppo (considerando progettazione, sviluppo, correzione bug, re-factoring, studio, ecc), che rappresentano circa due settimane di lavoro (in cui in realtà – diciamolo pure – si fa ben poco).
Inoltre va considerato che una volta che la risorsa che ha implementato il sistema non è più disponibile, il sistema difficilmente può essere mantenuto/sviluppato.

Il costo reale

Si possono stimare quindi circa 4.000 euro di costi lordi iniziali.
Senza considerare – tra l’altro – che nel frattempo il manutentore/programmatore non ha portato avanti le sue normali attività.

E questo senza considerare:

  • funzionalità avanzate quali analisi statistiche, grafici, gestione di allegati,
  • errori di implementazione, che portano a nuove versioni/migliorie del software,
  • implementazione di procedure una-tantum,
  • interventi di assistenza a causa della corruzione (con conseguente ripristino) del database Access,
  • la gestione del ciclo di vita di sistemi operativi non più supportati (vedi XP, Windows Vista, Windows 8, Windows 8.1 dal 2023, e presto Windows 10)
  • supporto di versioni di Office che evolvono nel tempo (tra cui i vari formati di file mdb & accdb),
  • modifiche richieste dalla modifiche delle policy di sicurezza, come ad esempio le Macro VBA bloccate all’avvio, o funzionalità che Microsoft non ritiene più sicure (vedi OCX, plugin, ecc).

SmilePlant

Con un software di manutenzione esterno, come SmilePlant, invece abbiamo – oltre a essere ben chiaro e definito – un costo iniziale inferiore, con tutte le funzionalità implementate e disponibili da subito. Inoltre grazie alla nostra configurazione a moduli, paghereste solo per quello che effettivamente utilizzereste.
Se aderite al canone annuale a costo fisso (opzionale), è possibile avere a disposizione assistenza tecnica e una versione annuale gratuita, in modo da poter mantenere aggiornato il software e avvantaggiarsi delle migliorie implementate per altri clienti.
Senza considerare che potreste accedere all’esperienza pluriennale che abbiamo maturato nello sviluppo di competenze specifiche, grazie anche alla collaborazione con decine di aziende, dalle piccole entità fino a grandi industrie multinazionali.

Certificazioni & Qualità

Un altro fattore da considerare molto attentamente riguarda le aziende che devono aderire/gestire delle Certificazioni di Qualità (es. ISO 9001).
Un software sviluppato internamente potrebbe richiedere maggior attenzione ai fini dell’implementazione della certificazione, trovare ostacoli all’atto della visita annuale.
Invece un software esterno come SmilePlant garantisce i criteri minimi di Qualità, tracciabilità e garanzia dei dati, come molti ispettori hanno apprezzato durante le visite di riesame.